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    商務會議的種類及商務會議策劃包含的步驟

    更新日期2020-10-15 發布人廈門活動執行公司 訪問量64

    商務會議通常包括研討會議、培訓會議、社團會議、公益性/技術性論壇和訂貨交流會議,那么商務會議策劃都包括哪些步驟的呢?為了方便大家的了解,下面我們就重點的介紹下商務會議的種類及商務會議策劃包含的步驟。

    商務會議的種類

    1、研討會議

    研討型會議通常專業性較強,參與的人數不是很多,除非是行業標準討論,一般不會超過100人。這類研討會的關鍵點是會場及地點選擇。

    會場除一般性的主會場外,通常需要一些小型會場,便于分組討論。主會場的布置除保留主持人外,其他座位應當體現平等精神,發言用的麥克風應該每個座位都有一~除非人數少于l5人。

    關于地點,通常選擇相對封閉、安靜、利于保密的地點,最好能在郊區環境優美會所,應當滿足夜間娛樂休閑、團隊精神訓練、場景變換、交通相對方便等要求。

    2、培訓會議

    培訓會議也是專業型會議,通常是企業內部或者教育部門舉辦。除帶有研討性質外,更多的是技能交流及知識傳 授,所以培訓會議對場地的要求相對較高——除了一般的封閉式會場外,應該還有各類拓展訓練設施或者場地,可能的話還應該有高品質的休閑放松場地。培訓會議 的關鍵點:場地、培訓設施及培訓師。

    3、社團會議

    社團會議通常為純會議,往往需要發布一些宣言或者決議之類的書面信息。所以社團會議經常配合新聞發布會舉行。舉行此類會議,表決設施、現場會員排序及會場控制是關鍵。作預算的時候應當考慮新聞傳媒成本一~包括記者的邀請、交通、住宿及餐飲安排等。

    4、公益性/技術性論壇

    此類會議多為公開性會議,系列分會將是此類會議的特點,所以會議場所的選擇非常重要,基本要求是可以分割或者主會場附帶小會場,對會議設施要求也比較高——同聲傳譯、傳媒記者招待、多媒體、視頻直播以及討論場地等均有可能要求提供。此外,如果會議主辦地的會場 不能滿足幾種分割要求,那么會務交通就成為需要重點考慮的內容。

    5、訂貨交流會議

    此類會議實際上兼有展覽性質,因此會場的要求相對特別。理想的場地應該是專門的展覽館或者會展中心,帶有商務會所或者類似場地則再完美不過’。如果是小型訂貨交流會,可以設立在大型商務型酒店。組織或者代理此類會議的關鍵點是:場地選擇、會場控制、展覽布置。

    商務會議策劃包含哪些步驟

    1、會議名稱

    商務會議策劃名稱可以反映會議的基本信息。一般來說,它可以由以下幾個方面組成:會議主辦機構,會議主題,會議類型,會議時間,會議范圍,會議規賣和參與對象等,會議名稱必須用準確、規范的語言表述。商務會議策劃不僅用于會議的“會議通知”,使參加者對會議有一個好的認識和準備,而且用于商務會議策劃的宣傳和擴大會議的效果。大中型會議的名稱做成橫幅和標語,作為會議的標志,放置在商務會議策劃場地的前面或后面,稱為“標志”。標識必須以全稱使用,不得隨意省略,以免因含義不當或不合理而引起誤解。

    2、會議議題

    商務會議策劃的主題是會議根據會議目標確定和討論或解決的問題。這是會議活動的一個基本要素。商務會議策劃的主題往往必須反映會議的目的和會議的主題。

    通常有兩種情況產生話題:一種是由領導根據需要制定:另一種是秘書是經過調查研究后反饋給領導的反饋,綜合信息,然后由領導批準決定。

    商務會議策劃在一些主要的代表會議,首先由大會秘書處的代表提出“建議“,然后提交經濟及局審查和批準,可以成為商務會議策劃的議程。會議的主題應當有適當的結構,以確保與會者能夠充分討論和表達他們的意見,并確保有效利用時間。

    會議參會人員以下技巧安排每次會議的主題:(一)一個主要主題和一個或兩個小主題。(二)同時將性質相似的議題提交會議討論。(3)妥善準備多項后備議題,以便在會議進展順利及時間充裕的情況下作進一步討論。

    3、會議時間

    需要注意的是商務會議策劃的會議時間包括會議時間和會期兩方面。選擇合適的時間組合和安排合適的會議時間對整個會議的效率有重要影響。因此,會議時間的選擇和會議時間的長短是商務會議策劃中必須考慮的重要因素。

    (1)會議時間是指會議開始和結束的時間節點。一般來說,需要考慮以下幾個方面:1是否適合會議組織者完成所有準備工作。2是否方便參加者,特別是會議的核心人物參加。3會議期間的自然因素。例如,當地季節性氣候的變化,盡量避免在氣候變化的季節和地區聚集。

    (2)會議時間通常是指整個會議所需的時間長度。會議可以短或長,有幾分鐘、幾十分鐘、許多小時、幾天,甚至幾十天。要確定課程的長度,應考慮以下因素:1)主題的數量。(2)議程簡繁。(3)彈性適中。對于較長的療程,應適當安排時間間隔。會議組織者應盡可能準確地預測會議所需的時間,在商務會議策劃中明確規定,及時通知與會人員,以便與會人員有計劃地安排自己的相關事宜。

    4、會議地點

    會議地點是指舉行會議的地點,也可以特指舉行會議的地點。為使會議產生預期效果,應全面考慮場地面積、交通條件、服務水平以及環境和設備的適宜性等因素,取決于會議的性質和規模。就重要會議而言,在選擇地點時必須考慮到這些會議的政治影響或經濟影響。

    一般來說,選擇專業場地會省下不少麻煩,但相應地,專業場地的租金也會較昂貴。商務會議策劃者應執行會議次數,確定租用時間,并結合自己的會議預算。選擇適當的會議地點。

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